Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica es optativa, excepto en los casos que obliga la ley, y está condicionada al consentimiento de su destinatario.
Existen dos tipos de facturas electrónicas:
- Facturas en formato estructurado: Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
- Facturas en formato no estructurado: Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ejemplos: facturas en papel escaneadas y ficheros PDF.
A partir del 15 de enero de 2015 resultará obligatoria la expedición de factura electrónica por parte de empresas o empresarios individuales que emitan facturas a:
- Administración Pública.
- Universidades Públicas y Organismos relativos a la Seguridad Social.
- Entidades públicas empresariales estatales y sociedades mercantiles.
- Empresas que prestan los siguientes servicios al por menor o a consumidores:
- Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
- Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
- Servicios de suministro de agua a consumidores.
- Servicios de suministro de gas al por menor.
- Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.
- En el caso de agencias de viajes, servicios de transporte y comercio al por menor, estas obligaciones únicamente serán exigibles cuando la contratación sea electrónica.
Las facturas electrónicas se presentan en las Administraciones Públicas a través de los puntos generales de entrada de factura electrónica (https://face.gob.es/es/).
Para los particulares o empresas que no están obligadas a la facturación electrónica se ofrece la posibilidad de expedir y remitir facturas electrónicas siempre que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Se facilitará el acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias. Además se habilitarán procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
La factura electrónica deberá tener un formato estructurado (factura 3.2 o 3.2.1), que se podrá crear mediante un programa informático (www.facturae.gob.es), y estar firmada con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
Se deberá conservar una copia de las facturas emitidas durante el periodo que obliga la Ley General Tributaria y asegurar la legibilidad y autenticidad de la factura electrónica durante todo el periodo.