Un autónomo, persona física con actividad económica (profesional o empresario individual), podrá deducirse algunos gastos siempre y cuando se puedan justificar ante Hacienda que el 100% de esos gastos han sido necesarios para el desarrollo de la actividad y que es determinante para la obtención de ingresos, en caso contrario no se admitirían como gasto deducible de la actividad.

Siempre que sea posible, hay que pedir factura a nombre de la persona que realiza la actividad. Esto permitirá deducir el IVA, si esto no es posible, al menos se necesitará el tique (en este caso el IVA no es deducible) y es conveniente pagar con tarjeta. Si sólo se aporta un recibo como prueba, será más difícil que Hacienda admita su deducibilidad.

Como norma general se consideran deducibles los siguientes gastos:

• Los consumos de explotación, adquisiciones de bienes para ser utilizados en la actividad.
• Sueldos, salarios y Seguridad Social de la empresa (se incluyen aquí las cotizaciones del titular). También el pago a Mutualidades Profesionales no integrados en el régimen de Seguridad Social.
• Gastos de formación del personal.
• Arrendamientos de oficinas o locales.
• Reparaciones y conservación.
• Servicios de profesionales independientes por cuestiones relacionadas con la actividad económica (abogados, notarios, arquitectos,…).
• Servicios exteriores (transportes, primas de seguros, gastos bancarios, publicidad y relaciones públicas, gastos de oficina y suministros de los locales de actividad).
• Tributos no estatales (IBI), tasas.
• Adquisición de libros y revistas profesionales, así como asistencia a cursos y conferencias relacionados con la actividad.
• Cuotas a colegios profesionales.
• Primas de seguro de enfermedad del contribuyente y su familia (descendientes hasta 25 años) hasta 500 euros por persona y año.

Hay algunos gastos que Hacienda siempre es restrictiva a aceptarlos como deducibles ya que es difícil demostrar que están relacionados con la actividad, comentamos los principales:

Gastos de la vivienda.

Cuando un trabajador autónomo trabaja desde su domicilio puede desgravarse todos los gastos derivados de su actividad profesional: Internet, teléfono, material necesario para oficina, muebles de oficina, etc.

Respecto a la vivienda, no importa que la casa en la que se vive y se desarrolla la labor empresarial sea de alquiler o propia, pero siempre hay que justificar que parte de la vivienda se destinará al trabajo. Por ejemplo, si nuestra vivienda tiene 100 metros cuadrados y nuestro despacho tiene 30 metros cuadrados, el 30% de la vivienda es lo que utilizamos para el ejercicio de nuestra actividad, podremos deducirnos un 30% respecto al total de los gastos de la vivienda.

Los gastos de la vivienda que se pueden deducir son los correspondientes a la comunidad de propietarios, el IBI, tasa de basuras, la amortización de la vivienda según las tablas de amortización, los intereses del préstamo hipotecario y los gastos de seguro sobre viviendas.

Si la vivienda es en alquiler, los gastos a los que tenemos derecho a una deducción son también el IBI, algún seguro, la comunidad (siempre y cuando lo paguemos nosotros y no el arrendador) y la cuantía del alquiler en el porcentaje que se destine a la actividad. En este caso es imprescindible que el contrato del alquiler esté a nombre del autónomo.

Hay que tener en cuenta que si se aplica la deducción por vivienda habitual por financiación ajena o la deducción por alquiler de vivienda habitual, tendremos que disminuir dicha deducción en el mismo porcentaje que quede afectada la vivienda para el ejercicio de la actividad ya que se está deduciendo el gasto en la actividad económica.

Si la actividad económica se realiza a través de una sociedad no se podrán deducir los gastos del inmueble, a no ser que el inmueble sea propiedad de la sociedad o que el propietario se lo alquile a la sociedad (lo cual produciría un ingreso en la renta del propietario).

Gastos de suministros (agua, gas, luz).

Para que los gastos de los suministros (agua, gas, luz…) sean deducibles es necesario que tengamos dos contratos de suministros diferentes: uno respecto a la parte de la vivienda que usamos como local de trabajo y otro para el resto de la vivienda de uso personal. Según una contestación reciente de Hacienda a una consulta vinculante (V0180-13), no se permite la deducción de un porcentaje de los gastos de suministros si no hay diferentes contadores para el consumo de la parte de vivienda y de la zona de trabajo.

Gastos de comidas y desplazamientos.

Respecto a los gastos de viajes, casi siempre se considera deducible cualquiera que se haga en el desarrollo de la actividad, siempre que se justifique que el desplazamiento se realiza por un motivo de trabajo.

Todos los desplazamientos en tren, en avión o en un turismo se pueden deducir. Pero, a veces, es difícil especificar los gastos del coche particular cuando este se utiliza tanto para uso personal como profesional. Las cuotas soportadas por la adquisición de combustible serán deducibles siempre que su consumo esté relacionado con la actividad empresarial o profesional, aunque el vehículo no esté afecto 100% a la actividad empresarial, si se prueba que el combustible se utiliza para fines propios de la actividad económica (ejemplo por visitar a un cliente).

Respecto a la propia adquisición de un vehículo, se presume en general afectado al 50% al desarrollo de la actividad. Aunque existe una presunción de afectación al 100% para determinados bienes: vehícu­los para el transporte de mercancías (camiones o furgonetas), los utilizados en el transporte de viajeros, en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales y en ser­vicios de vigilancia. Por tanto, la regla general es que es deducible el 50% de la cuota del IVA soportada por la adquisición de un vehículo automóvil, salvo que se pruebe una afectación mayor, o sea uno de las excepciones previstas para aplicar el 100% en virtud de la actividad desarrollada.

Se consideran deducibles los gastos de comidas realizadas fuera del municipio de la actividad siempre que estén justificados y el desplazamiento sea necesario para la actividad. También se podrán deducir los gastos de comidas con clientes, siempre que se justifique.

Este tipo de gastos si excede de lo que se considera normal o razonable, tampoco se admite que se desgraven, pagarle una mariscada al cliente para cerrar un contrato tiene difícil justificación para Hacienda, en estos casos se considera que dichos gastos pertenecen al ámbito personal y no son deducibles. El problema está en determinar que importes son razonables para Hacienda ya que es un criterio subjetivo según los “usos y costumbres” de la actividad y el lugar, hay que tener en cuenta que es el propio contribuyente el que tiene que probar la vinculación del gasto con la actividad.

Para evitar problemas en este tipo de gastos lo mejor es documentarlos con un resumen de gastos para cada viaje, en el que se detallen los motivos del mismo, visitas realizadas y el desglose de cada partida de gasto.

Gastos de ropa.

El carácter deducible de los gastos queda condicionado a que sean necesarios para la actividad, y que se utilicen exclusivamente para ella, por lo tanto, no serán deducibles aquellos gastos que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas. En la medida en que la ropa que se adquiera no tenga el carácter de ropa específica de la actividad económica desarrollada (uniformes, batas, ropa con el anagrama, …), no podrán deducirse las cantidades invertidas en su adquisición.